Om mee te kunnen op een kamp als deelnemer of leiding, vragen wij, vereniging Anderwijs, een aantal persoonsgegevens. Hieronder leggen we uit hoe we met deze gegevens omgaan.
Onder persoonsgegeven vallen gegevens zoals naam, geboortedatum en woonplaats. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens herleidbaar zijn naar jou als persoon, zijn dit persoonsgegevens. Hier gaan we zorgvuldig mee om.
Alleen vrijwilligers die deze informatie nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken kunnen persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het beheren van inschrijvingen en contact opnemen met ouders of leiding. Vereniging Anderwijs deelt geen gegevens met derden.
Iedereen, deelnemer of leiding, kan bij zijn/haar eigen gegevens door in te loggen op ons administratiesysteem. Op deze manier kan iedereen zijn/haar eigen gegevens inzien en aanpassen.
Daarnaast krijgt de desbetreffende leidingploeg bij aanvang van het kamp de gegevens van de deelnemers van dat kamp. Zo zorgen wij ervoor dat zij weten wie er komen, waar ze rekening mee kunnen houden en hoe zij contact kunnen opnemen indien nodig. Vlak voor aanvang van het kamp kunnen alle deelnemers van elkaar de woonplaats en het telefoonnummer inzien door in te loggen op ons administratiesysteem. Zo kunnen (ouders van) deelnemers eventueel contact opnemen met elkaar om bijvoorbeeld samen te reizen. Natuurlijk kunnen de eerder genoemde vrijwilligers die gegevens verwerken ook de gegevens zien.
Inschrijving als deelnemer
We gebruiken de gegevens zoals mail- en postadres en telefoonnummer(s) om je te informeren over de inschrijving. Verder hebben we gegevens nodig om het kamp zo goed mogelijk voor te bereiden, zoals leeftijd, klas en school. We vragen ook om een inkomensklasse, maar het is alleen noodzakelijk om deze door te geven indien er gebruik wordt gemaakt van onze inkomensafhankelijke korting.
Inschrijving als leiding
We gebruiken de gegevens zoals mail- en postadres en telefoonnummer om je te informeren over het kamp. Verder hebben we gegevens nodig om het kamp zo goed mogelijk voor te bereiden, zoals studierichting en leeftijd. Na inschrijving is het mogelijk om aanvullende gegevens in te vullen in je profiel, om alle processen soepeler te laten verlopen. Denk hierbij aan het invullen van je bankrekeningnummer voor het terugbetalen van gemaakte onkosten of het hebben van een rijbewijs om te kijken wie spullen kan vervoeren. Het achterlaten van deze gegevens is niet verplicht.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Wij vragen niet standaard om bijzondere gegevens. Wel vragen wij of er zaken zijn waar wij rekening mee kunnen houden ten tijde van het kamp. Dit kan leiden tot het incidenteel opslaan van bijzondere gegevens, zoals gegevens over gezondheid of dieet. Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat nodig is voor een goed verloop van het kamp.
We maken hierbij onderscheid tussen deelnemers en leiding.
Deelnemer
Als deelnemer krijg je bij de eerste inschrijving een persoonlijk account. Hiermee slaan wij alle persoonsgegevens op. Deze bewaren we maximaal 8 jaar vanaf de eerste inschrijving. Dit is de maximale termijn dat iemand binnen onze doelgroep van het voortgezet onderwijs zou kunnen vallen en nog een keer mee op kamp zou willen. Denk hierbij aan op kamp gaan in eerste schooljaar van het voortgezet onderwijs en vervolgens 6 jaar later examen doen. Of misschien een jaar blijven zitten. In die termijn kan je mee op kamp blijven gaan. Natuurlijk is het altijd mogelijk om schriftelijk (per mail) een verzoek in te dienen om je gegevens eerder te laten verwijderen. Hier reageren wij dan binnen een maand op.
Leiding
Als leiding word je lid van vereniging Anderwijs. We bewaren je gegevens in ieder geval ten tijde van je lidmaatschap. Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften. Natuurlijk is het altijd mogelijk om schriftelijk (per mail) een verzoek in te dienen om je gegevens te laten verwijderen. Hier reageren wij dan binnen een maand op.
Alle gegevens worden digitaal bewaard in een beveiligde omgeving. Wij zorgen ervoor dat de beveiliging bijgehouden wordt. Gegevens zijn alleen te raadplegen met een persoonlijk account met wachtwoord. Ons administratiesysteem is ondergebracht bij een hostingpartij, die ook zorgvuldig omgaat met de opslag van onze gegevens. Zij zullen alleen persoonsgegevens verwerken als dat volgens ons nodig is. Meer details over de privacyvoorwaarden van deze hostingpartij vind je hier.
Bij de inschrijving voor een kamp worden (automatische) serviceberichten gestuurd. Denk hierbij aan een bevestiging van een inschrijving voor een kamp of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Vereniging Anderwijs beschouwt deze berichten als noodzakelijk voor een goede informatievoorziening. Voor alle overige berichten kan worden afgemeld via een optie in het inschrijfformulier, via het persoonlijke profiel in ons administratiesysteem of door beantwoording van een dergelijk bericht.
Wijzigingen privacystatement Vereniging Anderwijs behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het is aan te raden om dit privacybeleid voor het gebruik van ons administratiesysteem te raadplegen, zodat je altijd op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via ons administratiesysteem.
Als er vragen of klachten zijn naar aanleiding van dit privacystatement, kun je contact opnemen met ons via info@anderwijs.nl.